- Aktifkan dokumen baru yang masih kosong.
- Ketik surat undangan rapat.
- Buat Folder baru didalam Folder Anda, dengan nama Dokumen Mail Merge
- Lalu Simpan Surat tersebut dengan nama Surat Undangan.docx difolder yang tadi sudah dibuat.
Setelah mengetikkan surat tersebut diatas, langkah berikutnya adalah menggabung antara surat tersebut dengan sumber data. Langkah–langkahnya adalah sebagai berikut:
- Pastikan dokumen surat undangan telah aktif dilayar.
- Klik tab Mailings dan dalam Grup Start Mail Merge klik ikon Start Mail Merge
- Klik Letters
- Catatan: Apabila akan menggabung Main Document dengan data tujuan secara langkah perlangkah, maka klik pilihan Step by Step Mail Merge Wizard
- Klik pilihan Select Recipients pada tab Mailings dan dalam grup Start Mail Merge
- Klik pilihan Type a new list untuk membuat data tujuan yang baru.
- Dilayar akan terlihat kotak dialog New Address. Sehingga muncul tampilan dibawah ini:
- New Entry, digunakan untuk memasukkan data yang baru
- Delete Entry, digunakan untuk menghapus data yang telah dimasukkan dalam daftar alamat tujuan
- Find, digunakan untuk mencari data tertentu pada data daftar tujuan
- Customize Columns, digunakan untuk menentukan nama field baru sesuai dengan kebutuhan data.
- Klik tombol Customize Columns untuk menentukan nama field baru sesuai dengan kebutuhan data.
- Kotak dialog Customize Address List akan terlihat sebagai berikut:
- Pada kotak dialog tersebut terdapat beberapa tombol pilihan, yaitu :
- Add, digunakan untuk menambah field name yang baru.
- Delete, digunakan untuk menghapus nama field yang telah dibuat sebelumnya.
- Rename, digunakan untuk mengubah field name yang tersedia didaftar field name.
- Move Up, digunakan untuk memindahkan field name ke atas.
- Move Down, digunakan untuk memindahkan field name ke bawah.
- Klik nama field Title kemudian klik tombol Rename untuk mengubah nama field Title menjadi Nama. Sebagai berikut :
- Pada kotak dialog tersebut di atas, ketik nama field Nama
- Klik tombol OK
- Lakukan hal yang sama untuk mengganti nama field First Nama menjadi Alamat dan nama field Last Name menjadi Kota. Sehingga hasilnya akan sama sebagai berikut :
- Hapus nama field yang tidak dibutuhkan, dengan cara berikut :
- Klik nama field yang akan dihapus, misalnya Company Name
- Klik tombol Delete
- Dilayar akan terlihat kotak dialog konfirmasi menghapus field dan tekan tombol Yes
- Lakukan hal yang sama untuk menghapus field yang diinginkan.
- Setelah menghapus nama field yang tidak diperlukan, tekan tombol OK
- Ketik data tujuan sesuai dengan yang diinginkan, perhatikan gambar dibawah ini :
- Klik tombol OK untuk menutup kotak dialog diatas.
- Maka data tersebut akan tersimpan. Silakan tentukan destination anda dan berikan nama untuk data tujuan tersebut yaitu Data Undangan.mdb
- Setelah proses penyimpanan selesai, maka muncul kotak dialog dibawah ini :
- Pada kotak dialog tersebut terdapat beberapa bentuk pilihan. Tombol pilihan tersebut antara lain :
- Sort, digunakan untuk mengurutkan data
- Filter, digunakan untuk memilih data yang akan dikirimi surat
- Refresh, digunakan untuk memperbaharui data
- Find, Recepient digunakan untuk mencari data tertentu sesuai dengan keinginan
- Edit, digunakan untuk melakukan perubahan terhadap data yang dipilih
- Klik tombol OK
- Tempatkan kursor pada posisi penempatan field sesuai dengan redaksi surat. Pada surat tersebut diatas tempatkan kursor (titik sisip) dibawah teks Kepada Yth,
- Klik Insert Merge Field kemudian klik nama field Nama
- Lakukan hal yang sama untuk menyisipkan field Alamat dan Kota sesuai dengan redaksi surat. Hasilnya akan terlihat sebagai berikut :
- Klik tab Mailings dan dalam grup Preview Result, klik ikon Preview Result. Dilayar akan muncul tampilan dibawah ini :
- Klik tombol Next untuk menuju record berikutnya atau klik tombol Previous untuk menuju ke record sebelumnya. Perhatikan gambar berikut ini:
- Lalu jangan lupa simpan kembali file tersebut.
Belum ada tanggapan untuk "CARA MEMBUAT DOKUMEN UTAMA MAIL MERGE"
Posting Komentar